Cómo el Costeo de Proyectos Ahorra Dinero a los Contratistas

Pregúntele a cualquier contratista cuáles de sus proyectos son rentables y le dará una respuesta segura. Luego saca los números reales, y el panorama cambia drásticamente.

Lo hemos visto docenas de veces: un contratista cotiza un proyecto con un margen del 25%, se siente bien con el trabajo y luego descubre que el margen real fue del 8% una vez que se toman en cuenta las órdenes de cambio, los sobrecostos de materiales, la mano de obra no facturada y los costos de equipo que nunca se asignaron.

El costeo de proyectos es la forma de dejar de adivinar y empezar a saber.

Qué Significa Realmente el Costeo de Proyectos

El costeo de proyectos es el proceso de rastrear todos los costos (mano de obra, materiales, equipo, subcontratistas, gastos generales) hacia cada obra o proyecto individual. En lugar de amontonar todo en un solo lugar y esperar que el total se vea bien a fin de año, usted ve la rentabilidad a nivel de cada proyecto.

Esto le indica qué tipos de proyectos le generan dinero, con qué clientes es rentable trabajar, qué cuadrillas son eficientes y en dónde subestima los costos de manera constante.

Los Números que la Mayoría de los Contratistas No Ven

Sin el costeo de proyectos, esto es lo que suele pasar: mira su cuenta bancaria, ve dinero entrando y asume que todo está bien. Pero no puede ver que el proyecto comercial de $400K en realidad perdió dinero después de contabilizar las dos semanas extra de mano de obra y los aumentos en los precios de los materiales que usted absorbió. Y no puede ver que la remodelación residencial de $80K que casi no acepta fue en realidad su proyecto más rentable del trimestre.

Estos hallazgos cambian cómo cotiza, con quién trabaja y en dónde enfoca su energía.

Cómo Configuramos el Costeo de Proyectos

En QuickBooks Online (que es lo que usan la mayoría de nuestros clientes), el costeo de proyectos comienza configurando clases o proyectos adecuados para cada obra. Cada transacción (cada compra de material, cada hora de mano de obra, cada factura de subcontratista) se etiqueta a un proyecto específico.

Luego construimos reportes que le muestran los ingresos frente a los costos de cada proyecto, con los márgenes calculados automáticamente. Puede verlo mensual, semanalmente o incluso en tiempo real.

La configuración requiere esfuerzo al principio, no vamos a fingir lo contrario. Pero una vez que está funcionando, la visibilidad es transformadora.

Cómo el Costeo de Proyectos Mejora las Cotizaciones

Una vez que tiene de 6 a 12 meses de datos de costeo de proyectos, deja de cotizar según su intuición y empieza a cotizar según el historial de costos reales. Sabe exactamente cuánto le costaron proyectos similares en el pasado, así que sus estimaciones se basan en la realidad.

Esto suele llevar a dos cambios: sube los precios en los tipos de proyecto en los que subestimaba los costos de manera constante, y se vuelve más competitivo en los tipos de proyecto en los que tiene una verdadera ventaja de costos. Ambos resultados le generan más dinero.

El Costeo de Proyectos y la Estrategia Fiscal

Los datos del costeo de proyectos también alimentan directamente la estrategia fiscal. Cuando podemos ver la rentabilidad por proyecto, podemos tomar mejores decisiones sobre el momento del reconocimiento de ingresos, la asignación de gastos generales y la planificación de compras de equipo. Cuanto más granulares sean sus datos financieros, más precisa puede ser su estrategia fiscal.

Para los contratistas sujetos a la Section 460 (contratos a largo plazo), el costeo de proyectos no es solo algo deseable, es obligatorio para reportar los impuestos correctamente bajo el método de porcentaje de avance de obra.

En Resumen

No se puede mejorar lo que no se puede medir. El costeo de proyectos le da las mediciones que importan, y la confianza para tomar mejores decisiones sobre precios, personal y crecimiento.